RÈGLEMENT DE LA CONVENTION

GÉNÉRALITÉS :
L’Expo Ch’Tar Wars 2.0 est un salon consacré à l’univers de STAR WARSTM, ouvert à tous, organisé au Palais des Sports de Damrémont de Boulogne sur mer, par l’Association STAR WARS COTE D’OPALE, avec le soutien de la municipalité de Boulogne sur mer et en partenariat avec l’UNICEF. Les locaux et annexes (parkings, zones de passages…) sont propriété de la Ville et de la Communauté d’Agglomération du Boulonnais.
Le présent règlement intérieur s’impose à tous.

 

DROITS D’AUTEURS ET DROITS VOISINS :
STAR WARSTM, ©Disney et Lucasfilm LTD – Toutes les images et représentations de STAR WARSTM dans cette exposition sont protégées par Copyright et sont la propriété de Lucasfilm LTD et de ©Disney. Cette association n’est en aucun cas affiliée à Lucasfilm LTD ou ©Disney et n’a pas non plus de caractère officiel.

DATES ET HORAIRES :
– Samedi 9 novembre 2019 : l’exposition sera ouverte au public de 10h à 19h. Après 17h30 aucune nouvelle entrée ne sera acceptée.
– Dimanche 10 novembre 2019 : l’exposition sera ouverte au public de 10h à 19h. Après 17h30 aucune nouvelle entrée ne sera acceptée.
– Lundi 11 novembre 2019 : l’exposition sera ouverte au public de 10h à 18h. Après 16h30 aucune nouvelle entrée ne sera acceptée.
Une entrée anticipée (dès 9h) est prévue pour les détenteurs de billets VIP.

ACCÈS :
L’entrée principale au site se fera depuis le Boulevard Industriel (Boulogne sur mer), via un chemin qui sera tracé par des barrières Heras, jusqu’aux portes du Palais des Sports de Damrémont.

Les visiteurs porteurs d’un billet VIP seront acceptés à l’entrée prévue à cet effet (voir plan).
• Les visiteurs porteurs d’un billet acheté sur internet seront acceptés à l’entrée prévue à cet effet (voir plan).
• Les visiteurs sans billets seront dirigés vers les caisses prévues à cet effet (voir plan).
• Les personnes porteuses d’un laisser-passer personnel (officiels, partenaires, presse…) seront invités à passer par l’accès V.I.P

Un accès P.M.R. est prévu. Le site leur sera totalement accessible (présence d’ascenseurs au sein du Palais des Sports de Damrémont).

En dehors des horaires d’ouverture au public, seules les personnes munies d’un badge d’accès ou d’un laisser-passer seront admises sur le site de l’exposition (organisateurs, exposants, partenaires, techniciens, ou toute autre personne invitée par l’association).

Toute sortie est définitive.
Un billet scanné une première fois ne pourra pas être réutilisé une seconde fois, même dans une même journée. Les billets sont strictement personnels.

Des bracelets seront remis à chaque visiteur permettant de circuler sur le site et de passer aux contrôles de sécurité.

TARIFS :
Afin d’accéder à l’exposition, l’association demandera aux visiteurs une participation financière.
Cette année une prévente de billets est organisée. La prévente en ligne est privilégiée afin de limiter le temps d’attente aux caisses.
Des packs famille, VIP ou d’accès sur plusieurs jours ne seront proposées qu’en prévente en ligne.
Nos amis visiteurs pourront néanmoins acquérir des billets sur place, à la journée uniquement. Tarif unique.
Attention : les billets ne sont ni remboursables, ni échangeables.

Les autographes des acteurs seront à régler sur leurs tables en espèces.

Nous vous rappelons qu’un billet acquis en prévente n’est valable qu’une seule fois. Nous serons en outre dotés de lecteurs optiques de billets. Il ne sera pas possible de frauder en photocopiant ou en fabriquant de faux billets d’accès. La fraude nuit à la santé économique de tous.

Les agents de sécurité et les organisateurs se réservent le droit de refuser l’entrée à toute personne ne payant pas son entrée. Des contrôles pourront être effectués au sein de l’exposition et en cas de fraude, une expulsion du contrevenant de l’exposition sera prononcée. Aucun remboursement de ticket ne pourra être accordé.

Afin de limiter les échanges d’argent sur les stands SWCO62 l’association mettra en place une vente de tickets-valeurs.

Les stands des vendeurs seront organisés sous leur responsabilité et selon leurs propres règles et critères commerciaux. En cas de litige sur la vente d’un produit acquis sur un stand partenaire ou exposant, l’association SWCO62 ne pourra en aucun cas en être tenue pour responsable.

Certaines prestations au sein de l’exposition seront organisées à titre payant. Des tombolas seront organisées au profit de l’UNICEF, notre partenaire.

LA SECURITE :
L’Expo Ch’Tar Wars 2.0 a pour objectif de vous accueillir dans une ambiance conviviale et détendue, mais la situation actuelle et les règlementations en vigueur nous imposent tout de même certaines contraintes de contrôles à l’entrée que nous nous devons tous d’accepter pour assurer la réussite de cet évènement.

L’application STRICTE du plan « Vigipirate Sécurité Renforcée Risque Attentat » sera exigée par tous.

Des contrôles obligatoires seront donc organisés aux abords et à l’intérieur de l’exposition :
-ouverture des sacs,
-vérification des identités, des billets et des armes factices (voir plus loin).

Pour ce faire, l’association et la ville de Boulogne sur mer ont décidé de faire appel à une équipe de sécurité professionnelle, chargée de la sûreté des lieux et des participants, de jour comme de nuit. Elle sera assurée par une société privée, en collaboration avec le staff de l’association. L’association ainsi que la société chargée des contrôles se donnent le droit de refuser l’entrée à toute personne dont l’attitude ou l’équipement seront contraires au présent règlement.

En cas de trouble à l’ordre public, aux abords ou à l’intérieur de l’exposition, l’association fera appel aux forces de l’ordre (commissariat de Boulogne-sur mer) . Vous ne pouvez pas refuser ce contrôle, sans quoi, l’entrée vous sera interdite, même si vous êtes en possession d’un ticket valide, d’une carte d’invitation, ou inscription en listes d’invités.

Un schéma d’accès aux services de secours sera affiché au sein de l’exposition. Il sera totalement interdit d’obstruer de quelque manière que ce soit cette ligne rouge et de gêner l’accès au site de l’exposition par les services de secours. Un défibrillateur ainsi que des extincteurs sont à la disposition du public et des organisateurs. Aucun accès de secours ne devra être bouché. En cas de péril annoncé par micro, les participants devront évacuer les locaux en n’emportant que le strict minimum, ils se rendront au point de rassemblement défini par les organisateurs et matérialisé au sein de l’exposition.

L’exposition est ouverte à tous, mais nous recommandons à nos plus jeunes visiteurs de venir accompagnés d’un adulte.

Il est formellement interdit d’introduire de l’alcool, du vin ou autre spiritueux ainsi que tout récipient ou bouteilles en verre dans l’enceinte de l’exposition.

Nous portons également à votre attention que pour la sécurité et le bien-être de tous, les animaux sont interdits.

STATIONNEMENT, CIRCULATION ET ACCÈS :

LE STATIONNEMENT SUR LA ZONE D’EXPOSITION SERA INTERDITE AU PUBLIC ET RÉSERVÉ AUX EXPOSANTS

Les visiteurs veilleront à se garer de manière ordonnée et en respectant les utilisateurs habituels du site (habitants, professionnels…).

L’association a recensé sur son site les parkings situés autour de la zone d’exposition et dans les villes alentours.

Aussi nous vous recommandons de prendre vos dispositions pour arriver sur les lieux avant les heures de fermeture au public (voir plus haut).

L’accès à l’exposition depuis la grille d’entrée sera délimité par des barrières et une signalétique qu’il conviendra de respecter SCRUPULEUSEMENT. Toute personne tentant de pénétrer sur le site ou dans l’exposition par un autre chemin se verra immédiatement expulsée.

RESTAURATION :
Des stands de vente de boissons et nourriture seront proposés au sein des salles d’exposition. La consommation sur place sera tolérée à condition de respecter les lieux et les bénévoles chargés de l’entretien. Des poubelles seront mises à votre disposition. En cas de salissures il vous sera demandé de nettoyer pour le mieux, et de prévenir aussitôt un membre du staff. En cas de dégradation manifeste constatée, les agents de sécurité pourront vous demander de quitter les lieux et/ou de terminer vos consommations hors des salles.

En extérieur : des food-trucks vous proposeront une variété de plats. L’association mettra en place des tonnelles, tables et bancs pour que vous puissiez manger aux abords des camions, afin d’éviter de rentrer dans les salles d’exposition avec de la nourriture non adaptée à une dégustation en position debout.

SANITAIRES :
Des WC publics sont à la disposition du public et des participants dans l’enceinte du Palais des Sports de Damrémont et du CJC. Les personnes chargées de l’entretien seront des bénévoles de l’association. Aussi nous comptons sur le savoir être et le savoir vivre de tous pour laisser ses lieux propres.

CONSIGNES AUX COSPLAYERS :
Parce que le Cosplay fait partie intégrante de l’animation de l’Expo Ch’Tar Wars, tant pour le bonheur des visiteurs que des costumés, nous demandons aux participants une application stricte du présent règlement.

Tous les cosplayers sont les bienvenus, quel que soit leur univers préféré :

Pour la participation aux concours de Cosplay veuillez vous rapprocher de la section CH’TAR WARS COTE D’OPALE COSPLAY CONTEST.

Pour un accès à l’exposition en tant que visiteur costumé, il vous sera demandé de vous identifier à l’entrée, aux caisses, à visage découvert (casques ou masques ôtés). Les maquillages seront cependant acceptés.

Il est rappelé que l’exposition sera ouverte à tous et que de nombreux mineurs sont attendus. Aussi pour le bien être de tous, il est demandé aux costumés et cosplayers de se présenter dans une tenue décente et non effrayante, et d’adopter une attitude calme, non extravagante, et respectueuse des valeurs que l’association véhicule. Tout contrevenant sera aussitôt expulsé de l’exposition.

CONSIGNES AUX EXPOSANTS :
Nos amis exposants sont avertis qu’ils seront responsables de leurs stands tout au long de l’exposition. L’association ne pourra être tenue pour responsable de vol ou de dégradation. En outre ils ne devront en aucun cas laisser leur stand sans surveillance.

En cas de litige entre un vendeur et un acheteur, SWCO62 ne pourra en aucun cas prendre part au différend ou être tenue pour responsable. Les vendeurs s’engagent à respecter les règles du commerce légal dans le respect des règlements et codes en vigueur (lutte anti-contrefaçons).

En cas de raccordement électrique, des contrôles pourront être réalisés par SWCO62 ou les agents de sécurité pour éviter tout risque. Les stands devront être débranchés le soir à la fermeture des portes.

Le matériel d’exposition sera mis à leur disposition : tables, chaises, grilles, ou stands… et ce en fonction des demandes acceptées lors de l’inscription. Aucun matériel supplémentaire ne pourra être demandé sur place. Les exposants pourront apporter tout le matériel d’exposition qu’ils désireront (étagères, vitrines…) et l’installer dans le respect des emplacements mis à leur disposition.

Les exposants sans vente, les emplacements sont gratuits sous condition d’un engagement à ne faire aucune publicité ni transaction commerciale.

Pour les exposants sans vente (collectionneurs, cosplayers, …) : les emplacements sont gratuits sous condition d’un engagement à ne faire aucune publicité, ni transaction commerciale…

Les vendeurs, professionnels ou occasionnels, devront s’acquitter d’un droit de location de stand lors de la validation de leur dossier (tarifs dans le formulaire d’inscription ‘vendeur’).

En sus cette année nous demanderons à tous les exposants, à titre gratuit ou à titre onéreux, d’offrir un lot par stand. Ces lots seront mis en jeu lors de tombolas organisées durant tout le week-end au profit de l’UNICEF.

Les candidatures sont à déposer via le formulaire de préinscription à disposition de nos amis exposants sur le site www.chtarwars.com section « Préinscription ».

Un règlement sera envoyé à nos amis exposants lors de l’inscription définitive validée par nos soins.

VESTIAIRES :
Exposants : Les vestiaires de la salle sont ouverts et réservés aux associations exposantes et cosplayers munis d’un bracelet de laisser-passer qui leur sera remis à l’entrée. Ces vestiaires sont sous la propre responsabilité de leurs utilisateurs et ne sont pas surveillés, veillez à ne pas y entreposer d’objets de valeur.

Visiteurs : L’exposition ne dispose pas de consigne ni de vestiaire public, vous êtes invités à prendre vos dispositions et apporter le minimum d’affaires avec vous.

LES ARMES FACTICES :
Les répliques d’armes pouvant porter à confusion, portées par les cosplayers (personnes costumées participants à l’animation du salon) seront, en application de la loi en vigueur, interdites sans condition à l’intérieur du salon. Les répliques de types jouets ou maquettes seront tout de même tolérées à l’intérieur du salon sous réserve d’être déchargées, ne pas apporter de munitions, et que les « armes blanches » d’ornements ne soient pas en métal et tranchantes et/ou pointues. Les cosplayers devront donc apporter ces accessoires dans un sac afin de les présenter aux agents de sécurité qui jugeront de leur non dangerosité et permettront leur exposition à l’intérieur du salon.

Les cosplayers doivent donc s’organiser pour faire garder leurs armes à l’intérieur pour chacun des 3 jours, les vestiaires qui leurs sont réservés n’étant pas surveillés, nous n’assumerons aucune responsabilité d’échange, de vol ou de dégradation.

Les cosplayers ne pouvant accepter ces règles devront s’abstenir d’apporter les accessoires concernés, ou seront invités à les déposer dans les véhicules à l’extérieur du site d’exposition.

Ainsi, sont interdites dans l’enceinte de l’exposition :
– Toute réplique d’arme constituée de matériaux dangereux,
– Les armes en bois léger avec des parties perforantes ou tranchantes,
– Les répliques d’armes contondantes dans des matériaux lourds.

Sont autorisées en revanche : Les répliques d’armes en carton, mousse, bois léger ou tout autre matériau non dangereux, les sabre-laser.

(Les armes autorisées à pénétrer sur le salon seront « marquées » et seules ces armes « marquées » seront admises.) >>> A VOIR

Toute manifestation hostile avec des armes factices pouvant prêter à confusion sur la voie publique ou dans l’enceinte de l’exposition, pourra être mal interprétée et de ce fait réprimée.

ASSURANCE :
L’association a contracté une assurance « événementiel exceptionnel » auprès de la société GROUPAMA. Les exposants restent cependant responsables de leurs stands et de leur matériel.

SECOURS :
Un poste de secours sera organisé sur place, une infirmerie sera à la disposition des exposants et des visiteurs. Des agents de sécurité formés aux premiers secours seront sur place.

PHOTOS ET MÉDIAS :
(crédits : Sites MIGENNES COLLECTOR et COMPIEGNE GEEK CONVENTION).

Les photos seront autorisées dans le salon (sauf mention contraire sur un stand et sous la responsabilité de l’exposant). Vous pourrez en outre filmer et diffuser ces images sur les réseaux sociaux, en direct ou en différé.

La bienséance vous recommande de demander l’autorisation de l’exposant ou du costumé pour le prendre en photo. Pour permettre de profiter au maximum de ce week end de convention dans la joie et la bonne humeur, notamment pour les familles, ainsi que pour respecter le travail des cosplayers et artistes, le principe de « COSPLAY IS NOT CONSENT » sera appliqué au sein de l’exposition.

Il s’agit d’un ensemble de règles simples, de bon sens et de respect vis à vis des personnes, artistes, animateurs qui vont se dévouer pour faire de ce week end, un moment de fête.
Pour faire les meilleures photos possible, demandez avant toute prise de vue l’accord de la personne. La plupart des cosplayers sont là pour le public et accepteront bien volontiers les photos avec vous. Cependant, certains peuvent ne pas accepter un cliché selon leur propre volonté. C’est le droit de tout un chacun de refuser d’être pris en photo. A ce titre, quand c’est non, c’est non…

De même, les accessoires et les costumes des cosplayers sont parfois fragiles donc là encore, on ne touche que si on y a été autorisé.

Un stand photos sera organisé par un exposant au sein de l’exposition, il se proposera de vous photographier moyennant participation financière, sous sa propre responsabilité.

Les maquettes en extérieur pourront être photographiées. Cependant il sera totalement interdit de monter dessus.

Vous êtes informés que des médias (journaux, radio et chaines de TV) seront présents tout au long du salon. En participant à notre exposition, vous êtes donc avertis du risque d’être pris en photo ou enregistrés. Cependant vous pourrez faire jouer votre droit à l’image en contactant directement le diffuseur.

Il est demandé à nos partenaires et participants, exposants, vendeurs, associations etc… de n’utiliser, pour la publicité de l’exposition, que les supports de communication fournis par l’association SWCO62. Ne seront tolérés aucune altération de la charte graphique, ou ajout de logotypes sur les supports existants. « EXPO CH’TAR WARS » est une marque déposée à l’INPI et protégée par les règlements et codes en vigueur.

EN DEHORS DU SALON :
Aux abords, en ville ou dans les commerces, nous ne pouvons assurer de réglementation, surveillance ou accompagnement. La sécurité reste en charge des forces de l’ordre locale, aussi nous vous rappelons qu’il est interdit de vous déplacer portant un costume ou ayant une attitude qui puisse être confondu avec celles de ces forces de l’ordre officielles, ou le visage masqué, ou portant une arme pouvant porter à confusion avec un objet dangereux. Les démonstrations et jeux de combats non validées par les organisateurs seront interdits à l’extérieur de l’exposition.

Aucune personne ne pourra donc se prévaloir d’une appartenance à l’association SANS JUSTIFICATIF (badge ou laisser-passer) pour organiser au nom de Star Wars Côte d’Opale, des animations à l’intérieur ou l’extérieur de l’exposition. Nous vous rappelons que le non-respect de ces consignes conduira à votre expulsion de l’Expo Ch’tar Wars 2.0.

Pour toute question concernant vos répliques ou costumes de cosplayeur, ou sur l’organisation générale de l’exposition, nous vous invitons à nous contacter par mail: chtarwars2019@gmail.com

EN RESUME :

Nous rappelons aux participants et aux visiteurs que notre convention se veut être ludique, bon enfant et bon esprit, conviviale et familiale. Les organisateurs ne toléreront aucun débordement de quelque nature que ce soit, aussi bien parmi les visiteurs que les participants. Les conflits personnels ou entre structures associatives mais aussi comme rappelé plus haut les litiges commerciaux, ne devront en aucun cas prendre place au sein de l’exposition, sous peine d’exclusion immédiate et définitive des protagonistes, sans aucune compensation de la part de SWCO62. L’achat d’un billet d’entrée et l’accès à l’exposition pour les visiteurs et exposants valent acceptation définitive et sans condition de ce règlement.

Merci pour votre compréhension,

BONNE EXPOSITION A TOUTES ET A TOUS !

L’équipe organisatrice de l’Expo Ch’Tar Wars 2.0